Améliorer la productivité

Quel objectif et quelles conséquences ?

Launizo Consulting, Laurent Ninni

Parler d'améliorer la productivité a parfois mauvaise presse en France (et ailleurs), car on assimile rapidement ces termes à "réduction des moyens, baisse des effectifs, actionnaires sans foi ni loi". C'est effectivement un mauvais réflexe de certains dirigeants de faire de la productivité un objectif, et de vouloir l'améliorer en ne pensant qu'à augmenter la charge de travail par collaborateur.

Or, l'INSEE définit la productivité comme "le rapport, en volume, entre une production et les ressources mises en œuvre pour l'obtenir" : il s'agit donc d'un taux, d'une mesure, qui doit entrer en compte comme un indicateur de performance pour l'entreprise, mais pas comme un objectif en soi.

L'augmentation de la productivité n'est pas une fin en soi

En effet, de grands économistes et des dirigeants de grandes entreprises s'accordent désormais à le dire : la productivité durable n'est possible qu'en accord avec le bien-être des collaborateurs. Il faut donc préserver les collaborateurs pour préserver l'entreprise. C'est bien la tendance exprimée par le baromètre 2016 EDENRED-IPSOS sur le bien-être au travail des salariés : les entreprises ont pris conscience de l'importance de la motivation de leurs salariés pour pouvoir porter plus haut leur activité dans des temps difficiles. Cette enquête met en avant 3 composantes du bien-être au travail, que nous pouvons résumer par : le cadre de travail, l'intérêt du travail en lui-même, la reconnaissance par la hiérarchie.

On remarquera, dans cette étude, que la France se distingue par la faible attention de la hiérarchie perçue par les collaborateurs à leur égard. Ici, nous pensons que les nouvelles méthodes de management, dîtes "agiles" et héritées de l'environnement "startups" de l'économie numérique, ont tout leur rôle à jouer. Elles favorisent en effet les échanges entre la hiérarchie et les différentes équipes, et accroissent la participation de celles-ci aux choix affectant leur travail au quotidien. Elles proposent tout ceci dans un cadre formalisé de contrôle, qui permet à chacun d'évaluer ses performances mais aussi d'exprimer ses difficultés pour pouvoir y trouver des solutions, et ainsi réduire les freins pour le collaborateur et l'entreprise.

Une autre étude récente d'Adobe montre comment les tâches administratives détruisent la productivité. On y découvre que les Français passent 7 heures par semaine (une journée complète de la semaine de 35 heures !) à des tâches administratives peu productives, comme l'impression de documents ou l'envoi d'email. Bien entendu, ils trouvent les processus administratifs inutilement complexes et lourds, et on comprend pourquoi ! Pourtant, là encore, les outils (récents pour la plupart) issus des startups numériques peuvent apporter beaucoup, avec une mise en œuvre rapide. Le principe de ces outils est le suivant : ne fais que ce qui est nécessaire, et automatise au maximum ce qui peut l'être. On évite ainsi les tâches inutiles, et on met en place des processus de travail automatisés (workflows) qui évitent des saisies ou copies inutiles.

On le voit, les gisements de productivité sont considérables, avant même de songer à alourdir les tâches de chacun. Il ne s'agit donc pas de travailler plus, mais plutôt de travailler mieux pour gagner du temps. On réduit ainsi "les ressources mises en œuvre" pour obtenir une même production.

Reste à savoir quel objectif va pouvoir servir ce gain de productivité ? La réponse que nous donnons est : à améliorer la qualité.

L'amélioration de productivité doit avoir pour objectif premier d'améliorer la qualité

Car la qualité est la mère de toutes les vertus ! Par qualité, on entend : la réalisation avec un écart minimum par rapport à ce qui est prévu; il s'agit donc de faire en sorte que tout soit conforme aux attentes.

Il faut donc investir ce temps gagné dans la qualité : la qualité du travail et des processus de production.

Qu'entend-on par qualité du travail et des processus de production ? C'est un ensemble d'éléments à mettre en œuvre :

  • Qualité des collaborateurs : la formation permet de les rendre plus performants, donc plus rapides à réaliser un travail de meilleure qualité.

  • Qualité des outils :des logiciels fournissant un meilleur service permettent de réduire les erreurs, et de gagner du temps sur certaines tâches.

  • Qualité des processus : des processus bien pensés permettent de réaliser le travail avec un minimum d'effort (de ressource), en garantissant la réalisation attendue dans un délai connu et pour un coût connu.

  • Qualité des méthodes : pour mettre l'ensemble des améliorations de qualité en œuvre avec le maximum de réussite (ou de qualité !), il est important d'avoir des méthodes, de gestion de projet mais aussi de management, qui visent l'amélioration continue et systématique, et donc l'adaptation au changement. C'est tout l'enjeu des méthodes agiles !

L'ensemble de ces améliorations de qualité a des conséquences positives pour l'entreprise :

  • Une production de meilleure qualité augmente la valeur ajoutée.

  • Les salariés, mieux formés, outillés et managés, voient leur bien-être augmenter.

  • Les clients, mieux servis de produits de meilleures qualité, sont plus satisfaits.

  • L'entreprise, possédant l'agilité de s'adapter à des contraintes nouvelles et portée par la qualité de ses collaborateurs et de ses produits, voit sa pérennité améliorée.

Les conséquences sont positives pour la production, les salariés, les clients et l'entreprise

Or, comme on l'a vu : l'amélioration du bien-être des salariés (pour ne citer que celui-là) est un facteur stimulant l'augmentation de productivité.

La boucle est bouclée : l'investissement dans la qualité engendre bel et bien un cercle vertueux !

L'augmentation de productivité doit donc bien être bue comme un moyen de se donner des latitudes afin d'améliorer la qualité, et ainsi générer ce cercle vertueux.

Reste à savoir comment, lorsqu'on est plutôt dans un cercle vicieux avec le nez dans le guidon, on peut parvenir à briser ce cercle pour se donner du temps et mettre en œuvre ces bonnes pratiques ? Ce sera l'objet d'un prochain article.