Méthodes agiles : quels avantages pour une PME ?

Des méthodes bien adaptées aux petites structures, même non-technologiques

Launizo Consulting, Laurent Ninni

Toutes les nouvelles startups du numérique démarrent en mode agile. Un grand nombre d'équipes projet plus anciennes dans le numérique sont passées en mode agile. Et celles qui restent rêvent (presque toutes) de passer à agile. Alors pourquoi cet engouement ? Tout simplement parce qu'agile apporte de meilleurs résultats que la gestion de projet classique.

Les principes agiles sont une nouvelle façon d'appréhender l'organisation du travail, et l'application de méthodes agiles apporte des avantages concrets et rapides pour les startups. Mais ces principes et ces méthodes ont aujourd'hui étendu leur champ d'action à d'autres domaines que le numérique, et à d'autres profils que les équipes de développement logiciel des startups.

A vrai dire, certains mouvements agiles existaient même dans l'industrie bien avant l'application de ces principes dans le numérique : c'est le cas du management de production Lean par exemple, issu des pratiques de management de Toyota, qui vise l'amélioration continue de la qualité, la valorisation du besoin client et l'élimination du gaspillage. On trouve aussi de nombreux exemples de gestion agile appliquée à des projets industriels, jusqu'à des projets conceptuels extrêmes comme le projet wikispeed de conception et construction d'une voiture électrique. On le voit donc, les méthodes agiles s'appliquent bien au delà du monde numérique.

Les méthodes agiles ne sont pas réservées aux startups du numérique

Agile, tout d'abord, est un ensemble de principes qui doivent guider les réflexions et les actions dans une structure qui doit délivrer des produits à ses clients. Par extension, on peut considérer la livraison par un fournisseur de produits ou services à son client.

Or, les échanges client-fournisseur, c'est précisément ce que réalise toute entreprise humaine, commerciale ou non, en externe comme en interne (les échanges internes entre services étant eux-mêmes des relations client-fournisseur). Et chaque livraison de produit ou service peut être considéré comme un projet en soi.

Quels que soient la taille des projets, le nombre d'intervenants ou leur ambition, ces projets peuvent être réalisés par l'application de principes et méthodes agiles. Agile peut donc être mis en œuvre dans toute entreprise, pour apporter de la souplesse et de l'efficacité là où parfois les rouages internes sont grippés.

Appliquons les méthodes agiles à un exemple d'entreprise qui n'est ni numérique, ni une entreprise de service travaillant au projet client, et prenons par exemple une entreprise qui fabrique et commercialise des produits à destination des professionnels ou des particuliers.

Toute entreprise classique peut devenir agile

Pilier 1 : la satisfaction du client

Parmi les 4 piliers d'agile, celui d'où doit partir la réflexion est : la satisfaction du client. Pour une entreprise dont la production n'est pas le résultat direct d'une commande précise d'un client, il faut donc mettre en œuvre les processus permettant la collaboration avec le client, et donc l'écoute de ses attentes. Comment faire cela ? Le plus simple, pour une petite structure, est d'avoir des clients référents et de travailler en collaboration avec eux pour l'élaboration des nouveaux produits.

Concrètement, on pourra par exemple choisir 3 clients au minimum, et leur proposer de participer à la conception et la validation des produits. Cela leur permettra en retour d'obtenir une meilleure prise en compte de leurs besoins, d'avoir accès en avant première aux nouveautés, d'être mis en avant dans des communications de l'entreprise (c'est toujours valorisant); quelques avantages du type "réduction sur les produits" ou échantillons gratuits peuvent aussi être offerts. L'objectif n'est pas d'avoir des clients qui conçoivent les produits, mais des clients qui expriment leurs avis, sur les produits existants, puis sur les premiers prototypes des nouveaux produits. Et, selon les principes agiles, il faudra accueillir positivement leurs critiques, même lorsqu'elles arrivent tard dans le processus de développement des nouveaux produits : gardez à l'esprit que ce sont les clients qui vous font vivre, et que par conséquent, tous leurs commentaires sont sources d'enseignements pour améliorer vos offres !

Un "Product Owner" sera le représentant en interne de la vision apportée par ce groupe de clients. Il pourra s'agir d'un responsable marketing, ou même du dirigeant de l'entreprise. Après avoir décrit avec le groupe de clients référent l'ensemble des avantages attendus du produit, il les présentera dans l'ordre de leur importance à l'équipe de conception et production. Il assurera le contact au quotidien de la vision client auprès de cette équipe, pour en suivre les avancées, et éviter ainsi les dérives. Le plus souvent possible, il fera participer les clients à des débriefings (notamment lors de la présentation des attendus clients, et celle en retour des nouvelles réalisations par l'équipe de conception et production), de façon à ce qu'eux-mêmes puissent apporter leur retour sur ce qui aura été fait.

Pilier 2 : le produit ou service fourni

Le second pilier important des méthodes agiles est le produit lui-même : il faut privilégier des livraisons de produits opérationnels, et le plus souvent possible par petites touches qui ajoutent des fonctionnalités au produit. L'équipe de conception commencera donc, lors d'une première itération de son travail, par poser les fondations et la construction du nouveau produit, pour en avoir une vue d'ensemble complète, sans apporter encore les finitions à chaque élément. Ceci est plus facilement réalisé en découpant le produit en composants parfaitement distincts et s'assemblant les uns aux autres suivant des spécifications précises : il est alors plus aisé de faire évoluer, voire de remplacer complètement un composant, sans toucher au reste du produit. Par exemple, pour la fabrication d'un nouvel outil industriel, on séparera : le châssis, les parties mécaniques, le pilotage électronique, l'emballage, la documentation, et pourquoi pas les argumentaires marketing (nom, slogans, plaquette publicitaire). Ainsi, pour une première livraison, on pourra avoir un châssis rudimentaire (une caisse en bois), en revanche il respectera les dimensions prédéfinies du châssis définitif (de même pour les autres composants).

Pilier 3 : les individus et leurs interactions

Le troisième pilier, les individus et leurs interactions, devra être suivi en permettant à l'équipe de conception et de production de s'organiser comme elle l'entend pour atteindre l'objectif, mais aussi en lui imposant d'échanger le plus souvent possible sur ce qui est fait, à faire, et les difficultés rencontrées. L'objectif n'est pas d'espionner chacun mais de s'assurer la transparence et la responsabilisation de chacun : l'erreur est permise, d'autant qu'elle est inspiratrice d'amélioration, en revanche il n'est pas acceptable de cacher des difficultés. Les échanges directs et en face à face entre l'équipe de conception et les clients sont donc, eux aussi, à favoriser.

Pilier 4 : l'adaptation au changement

Le dernier pilier agile est l'adaptation au changement. Celle-ci sera permise en travaillant par itérations. Chaque itération aura une durée toujours égale, elle démarrera par un choix de demandes formulées par le client qui devront être réalisées. Ce sera aussi l'occasion d'intégrer des changements, soit dans les demandes du client ("finalement, il faudra un moteur plus puissant sur cet outil"), soit venant de l'extérieur ("un nouveau moteur est sorti, il est tout aussi puissant mais moins consommateur et moins cher"). Les réalisations devront se concrétiser par une intégration dans le produit. Le produit sera lui-même présenté à chaque fin d'itération, et les nouveautés pourront être validées ou pas par les clients. En fin de cycle, une analyse rétrospective permettra de faire le point sur ce qui a fonctionné et ce qui n'a pas fonctionné, afin d'apporter les améliorations nécessaires pour l'itération suivante.

Afin de soutenir le processus, un responsable du processus agile assistera l'ensemble des intervenants. Il aura à la fois le rôle d'arbitre pour faire respecter les règles des méthodes agiles, mais aussi celui de coach pour faciliter le travail de chacun, en l'aidant à comprendre ce qui est attendu, et en agissant pour lever les difficultés signalées. C'est un rôle qui peut être joué par le manager d'équipe reconverti aux méthodes agiles, qui agira alors à la façon d'un "ScrumMaster", après formation et avec un peu d'expérience.

Avantages pour les équipes et le management

Les différentes équipes d'une entreprise, une fois réalisée l'adaptation nécessaire à cette nouvelle façon d'aborder son travail quotidien, trouveront rapidement des sources de motivation dans la gestion agile de leurs tâches. Tout d'abord, elles seront responsabilisées et décideront elles-mêmes de leurs priorités quotidiennes, avec pour limites la réalisation des objectifs qui auront été fixés pour le cycle en cours. Plus autonomes et plus engagées, elles seront donc plus motivées.

Le manager, lui, pourra voir son rôle tourné vers la facilitation du travail de son équipe plutôt que celui du père fouettard. Il aura en charge de s'assurer que chacun comprend parfaitement les attendus des autres (la direction doit exprimer explicitement ses orientations et attendus, et les équipes doivent conserver à l'esprit leur objectif de réalisation). Il perdra de son pouvoir décisionnaire sur le travail de l'équipe, au profit d'un rôle de coaching. En contact direct (face à face) avec ses équipes, il n'a plus à "courir après l'information"; il a une vision plus vraie de ce qui est en cours, des délais et des difficultés.

Avantages pour les produits et services fournis

L'application de méthodes agiles permet d'améliorer le résultat final des produits et services fournis.

En effet, au fil des itérations, l'avancée des travaux produit des résultats concrets visibles dans les produits réalisés (incréments livrés). Ces résultats visibles, connus de tous, permettent de corriger rapidement le tir en cas d'écart avec les attendus, ou de prendre plus tôt conscience d'un retard sur le planning. La participation d'un représentant de la vision client tout au long du projet permettra également de s'assurer que le produit ou service correspondra bien à ce qui est attendu, et limite énormément les risques de rejet lors de la livraison finale.

Avantages pour le client

En mode agile, le clients est plus impliqué. Ses avis et ses changements d'opinion sont bienvenus, ce qui lui apporte au final une meilleure qualité de service.

Il apprécie forcément l'attention qu'on lui porte, et la possibilité qui lui est offerte de suivre de plus près les avancées sur les demandes qu'il a exprimées : le produit est plus fidèle à ses attendus.

De plus, il évite ainsi la frustration et la déception éventuelle lors de la découverte du produit en fin de production : c'est déjà un grand avantage concurrentiel pour le fournisseur.

Avantages pour l'entreprise

En agile, le fonctionnement en cycles courts limite le risque de dérive, et permet une hausse de la qualité des produits finis (dans le sens : conformité aux attendus). C'est un avantage concurrentiel important pour l'entreprise, en même temps qu'une source d'économie (on évite le gaspillage du à la non-conformité ou au non-respect des délais).

Agile permet surtout de passer l'entreprise dans un mode "cercle vertueux". En effet, le débriefing de fin de cycle recherche l'amélioration en continu dans la façon de travailler, ce qui permet une meilleure adaptation au changement.

En acquérant plus de capacité à gérer le changement, l'entreprise améliore également sa capacité à profiter des opportunités générées par ces changements :

  • changements dans les projets du client : on peut rebondir pour lui proposer des services additionnels ou de meilleure qualité.

  • changements dans l'environnement technique : on peut profiter de la sortie d'une nouvelle technologie pour l'intégrer et améliorer le service rendu ou diminuer les coûts.

  • changements dans l'environnement économique ou concurrentiel : la pénurie d'un produit ou la défection d'un concurrent peuvent amener à réorienter sa production pour combler le vide créé.

Ces différents avantages permettent d'améliorer les perspectives d'avenir et la pérennité de l'entreprise.