Pour vous améliorer, commencez par faire le premier pas

Ne laissez pas le quotidien vous bloquer

Launizo Consulting, Laurent Ninni

La plupart des entreprises qui éprouvent des difficultés d'organisation sont souvent plongées "la tête dans le guidon", et se demandent comment elles vont pouvoir en sortir. Ne connaissant pas la réponse, elles continuent à pousser leur fardeau, faute de mieux.

Or, la 1ère des choses à faire quand on n'y voit plus clair et qu'on veut changer pour s'améliorer, c'est : casser la routine.

Pour changer, il faut casser la routine

En effet, on ne peut pas décemment penser pouvoir changer quoi que ce soit efficacement si on reste plongé et occupé à plus de 100% par les tâches du quotidien.

Pourtant, c'est là le frein majeur au changement dans la plupart des entreprises que j'ai pu rencontrer. Croulant sous la charge de travail, les collaborateurs et leurs managers ont des arguments bien tranchés : " s'arrêter pour changer l'organisation et mettre de nouveaux process en place ? On n'a pas le temps : qui va répondre aux clients, ou finir le boulot qu'on doit livrer la semaine prochaine ?" Bien sûr, une entreprise a de nombreuses tâches ô combien importantes, voire critiques.

Néanmoins, réagir de la sorte ne change rien, et donc on continue à aller dans le mur... au moins, on ne ralentit pas l'allure ! ;-)

C'est une évidence : changer demande du travail et donc du temps, ne serait-ce que le temps de réflexion, puis celui de l'action. Le meilleur des choix à faire est donc bien de "faire un break" et prendre le temps de réaliser les changements nécessaires.

Faire un break pour réaliser les changements nécessaires

Alors que fait-on pour le client qui attend sa livraison ? Bien entendu, on ne peut pas "tout" stopper (encore que...). Mais il va falloir faire des choix, et organiser le temps de la réflexion. Vos équipes de support sont en surchauffe ? Et bien, quitte à surchauffer, libérez l'un de vos collaborateurs qui sera en charge de récolter les avis, lister les problèmes à résoudre et rechercher des solutions. C'est un effort supplémentaire pour ceux qui restent en 1ère ligne, mais c'est pour la bonne cause : la perspective d'amélioration les motivera pendant cette période.

Et puis, il faut se faire aider : faire appel à un consultant extérieur vous fera gagner un temps précieux (n'oublions pas les p'tits gars du support qui ne pourront pas surchauffer trop longtemps), en tout premier lieu car ce conseil vous apportera sa connaissance de ce qui a fonctionné (ou pas) pour des situations similaires auxquelles il a du faire face.

Vous aurez en effet besoin d'aide si vous souhaitez maximiser vos chances de réussites. Il est en effet pour cela important de mener ces chantiers tambour battant : notre expérience montre que le changement est d'autant mieux suivi qu'il est opéré rapidement.

Le changement est d'autant mieux suivi qu'il est opéré rapidement

En effet, les efforts consentis par les uns et les autres doivent trouver une récompense rapide, sous peine d’essoufflement. Il faut donc savoir se restreindre dans une première phase : l'important n'est pas d'atteindre la perfection tout de suite, mais de briser le cercle vicieux dans lequel l'entreprise s'est enfermée, pour établir un cercle vertueux.

Alors, comment faire pour que ce changement rapide opère des résultats positifs rapidement visibles mais aussi durables ?

Nous pensons, expérience à l'appui, que ce changement de méthodes et de dynamique est grandement facilité par l'apport d'outils rapides à mettre en œuvre et faciles à utiliser : ils produiront rapidement des effets visibles, couronnant les efforts réalisés.

D'autre part, il faut apporter un accompagnement dans la pratique : la plupart des entreprises suivent des formations, puis livrées à elles-mêmes, elles ont du mal à soutenir la pratique dans le temps, freinées par quelques difficultés ou simplement reprises par la routine.

Il est enfin primordial de mettre en place les processus itératifs d'amélioration en continu, sous peine de se retrouver dans une situation similaire après quelques mois ou années, suite à un changement de contexte (la crise économique, de nouveaux concurrents, de nouvelles technologies, une croissance ou un changement d'activité à gérer, ...) : l'entreprise doit apprendre à s'adapter et devenir agile.